Türkiye’nin küçük şirketlerinin şaşırtıcı bir şekilde %34'ü pandemi nedeniyle kapanmak zorunda kaldı. Diğer büyük şirketlerden daha az sermayeye ve erişime sahip en savunmasız kuruluşlardan bazıları olan küçük işletmeler, pandemiyi atlatmak için ellerinden gelen her türlü kaynağa sahip olarak hayatta kalma moduna girmek zorunda kaldılar.
Geçen bir buçuk yılda, pandemi esnek çalışmanın norm haline gelmesine neden oldu. İşletmeler, çalışma düzenlemenizin bir parçası olarak uzaktan çalışmayı dahil etseniz bile verimli çalışmanın mümkün olduğunu anladılar. Bu nedenle, küresel sanal ofis pazarının 2020'de 27 milyar dolardan 2021'de 32.9 milyar dolara yükselmesinin beklenmesi şaşırtıcı değil.
Sanal Ofisler Nasıl Çalışır?
Merak edebilirsiniz. Peki bu sanal ofisler nasıl çalışıyor? Sanal ofis nasıl hala ofis olur? Sanal ofisler, gerçek fiziksel dört duvar dışında, tipik bir ofisle aynı avantajlardan bazılarını sunar. Örneğin, herhangi bir işletme küçük bir hizmet ücreti ödeyerek sanal ofisin konumunu kullanarak adresini listeleyebileceği için işletmelere fiziksel bir adres verirler.
Bir iş adresine sahip olmak, özellikle şirket kurmanın bir parçası olarak yasaların gerektirdiği ülkelerde çok kullanışlıdır. Sanal bir ofis ile çalışanlar, COVID-19 salgını boyunca tanıtılan esnek çalışma düzenlemelerini benimseyerek her yerde çalışabilirler. Bir iş adresinin yanı sıra sanal ofisler, genellikle paket olarak satılan ve posta adresi, telefon iletme, posta iletme ve müşteri toplantıları için konferans odalarının fiziksel kullanımı gibi operasyon yardımını içerebilen bir dizi başka hizmet de sunar.
Uygulamada, sanal bir ofisin fiziksel bir posta adresi vardır, ancak geleneksel anlamda özel odası, masaları ve sandalyeleri olan bir ofis alanı olarak mevcut değildir (yani sadece kağıt üzerinde bir ofistir).
Genellikle iş merkezleri, esnek ofis sağlayıcıları ve ortak çalışma merkezleri tarafından sağlanan uzak ofis hizmetlerinin bir kombinasyonudur. İşletmeler veya girişimciler sanal bir ofisi tercih ettiğinde, tüm şirketleri uzaktan kurulumun bir parçası olarak çalışacak. Çalışanlar ve ekipler, işi sıfır fiziksel temasla koordine eder ancak dizüstü bilgisayarlar, telefonlar, internet ve temel ofis malzemeleri ile donatılmıştır.
Sanal Ofislerin Faydası Nedir?
Sanal ofisin önemli bir avantajı, merkezi bir bölge adresinin mevcut veya potansiyel müşterilere, ortaklara ve müşterilere sağladığı güvenilirliktir. Küçük işletmeler, şehirde iyi bir yerde, genellikle daha büyük şirketlerin yakınında, ancak fiziksel bir ofis kiralamanın tüm masraflarını ödemek zorunda kalmadan kayıtlı olmanın avantajlarından yararlanır.
Pandemi, uzaktan ve esnek çalışma düzenlemelerine geçişi hızlandırdı ve çalışanların çalışmak istedikleri yeri seçmelerine olanak sağladı. İşletmeler, iyi bir iş-yaşam dengesi sunan ve virüs yayılımını azaltmak amacıyla hükümetin evden çalışmaya ilişkin yönergelerine bağlı kalan bu yeni çalışma modeline uyum sağlamaya devam ediyor. Bazı şirketler için, salgın sonrası dünyada evden çalışmak bir seçenek olmaya devam edecek.
Geçen yıl yapılan çeşitli araştırmalara göre, uzaktan çalışırken üretkenlik bazen geleneksel bir ofiste çalışmaktan daha yüksek. Evden çalışanların ortalama olarak günde 10 dakika daha az verimsiz kaldıkları, haftada bir gün daha fazla çalıştıkları ve %47 daha üretken oldukları bildirildi.
Pandeminin bir sonucu olarak, dünyanın dört bir yanındaki birçok çalışan için evden çalışmanın popüler bir seçenek olmaya devam etmesiyle şirketler, fiziksel bir ofiste kalma süresini ve maliyetlerini azaltarak paradan tasarruf edebilir ve firmaların pandemi boyunca ayakta kalmasına yardımcı olabilir.
Günümüzde sanal ofis hizmeti ile paketlenebilecek birçok seçenek mevcuttur. İşletmeler, ihtiyaç duydukları hizmetleri - benzersiz ihtiyaçlarına göre uyarlanmış - seçme ve seçme özgürlüğüne ve esnekliğine ve ayrıca kendilerine uygun özel bir kiralama planına sahiptir. Bu paketler, küçük işletmelerin bütçelerini kontrol etmelerine ve temel operasyonel yardıma erişimin keyfini çıkarırken genel giderlerini azaltmalarına yardımcı olur.
İyi bir sanal ofis sağlayıcısı, bir danışma yaklaşımı benimseyecek ve ihtiyaçlarınıza en uygun paketi bulacaktır. Şirketler, gereksinimlerini karşılamak için doğru sanal ofis sağlayıcısını belirlemelidir. Bazı sağlayıcılar yalnızca sınırlı bir paket seçeneği sunarken, diğerleri gizli ek maliyetlerle şok edebilir. En iyi yaklaşım, iş ihtiyaçlarınızı anlamak için zaman alacak birini bulmak ve sizin için hala kişiselleştirilmiş şeffaf ve uygun maliyetli maliyetlerle uygun bir paket hazırlamaktır.
Sanal Ofislerde Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
Sanal ofislerin küçük işletmeler için bir dizi avantaj sağladığını gördük. Ancak, fiziksel bir çalışma alanından vazgeçmeyi seçerlerse işletmelerin kabul etmesi gereken bazı sınırlamalar vardır. Esnek bir iş yeri, ortak çalışma alanı veya hazır ofis yerine uzaktan çalışmak ve sanal bir ofis kullanmak, fiziksel bir iş yerinin avantajlarından vazgeçmeyi gerektirir.
Fiziksel bir ofis, küçük işletmelere ortak çalışma topluluğundaki diğer üyelerle ağlarını genişletme fırsatı verir. Ayrıca, bir ofis alanında çalışmak, şirket içinde iş arkadaşları arasında daha iyi bir uyum sağlar ve bazen şirket içi işbirliği için tercih edilebilir. Ofiste çalışma alanı, dikkat dağıtıcı unsurları azaltmak ve çalışanların odaklanmasını optimize etmek için tasarlanırken aynı zamanda ücretsiz kahve ve diğer içecekler gibi avantajlar da sunuyor.
Yine de her iki dünyanın da en iyisinin tadını çıkarmak mümkündür. Pandemi kısıtlamaları hafiflediğinde, işletmeler hibrit bir çalışma şekli keşfetmeyi düşünebilir. Profesyoneller, uzaktan çalışma ve ofisten çalışmanın karışımına sahip hibrit bir model seçerek, her ikisini de seçme veya karıştırma ve eşleştirme esnekliğinin keyfini çıkarabilirler. İş-yaşam dengesi ve işle ilgili olmayan kişisel sorumluluklarla ilgilenmek bazen ofis dışında daha kolay gerçekleştirilebildiğinden, hibrit bir çalışma tarzının benimsenmesi, işletmelerin çalışanları elde tutmasına ve salgın sonrası üretkenliği artırmasına da yardımcı olabilir.
Siz de sanal ofis kullanımı hakkında bilgi almak için bize şimdi ulaşın!